运行有效的会议

会议有好有坏。糟糕的会议没完没了，你似乎从来没有说到点子上，离开的时候还在想自己为什么会在这里。有效的方法会让你充满活力，感觉你真的完成了一些事情。

那么，怎样才能使会议有效呢?这可以归结为三件事:

1. 他们实现了会议的目标。
2. 他们占用了最短的时间。
3. 他们让参与者感到遵循明智的过程。

如果您在这三个基本标准周围构建会议规划，准备，执行和跟进，则结果将是一个有效的会议。

1.会议的目的

有效的会议有助于一个有用的目的。这意味着在它中，您才能达到预期的结果。有关会议以满足此结果，或客观，您必须清楚它是什么。

很多时候，人们召开会议是为了讨论某件事，而没有真正考虑什么是好的结果。

• 你想要决定吗?
• 你想要产生一些想法吗?
• 你收到进度报告了吗?
• 你在交流什么吗?
• 你在制定计划吗？

任何这些，以及无数其他的，都是会议目标的一个例子。在你做任何会议计划之前，你需要集中你的目标。

为了帮助你确定你的会议目标是什么，完成这个句子:

在会议结束时，我希望大家……

有了明确定义的最终结果，您就可以计划会议的内容，并确定谁需要出席。

2.明智地利用时间

时间是一种宝贵的资源，没有人希望自己的时间被浪费。我们在会议上花费了大量的时间，为了你自己和你的团队，你应该尽可能地简化会议。更重要的是，浪费在会议上的时间是浪费每个参加会议的人的时间。例如，如果一个关键人员在一个8人会议上迟到了15分钟，那么这个人就会让组织损失两个小时的活动。

从你的会议目标开始，会议中发生的每件事都应该促进你的目标。如果没有，那么它就是多余的，不应该包括在内。

为了确保你只涉及需要涉及的内容，并坚持相关活动，你需要创建一个议程。议程是你将提到的，以保持会议如期进行。

准备议程时，要考虑以下因素:

• 优先级——什么是绝对必须覆盖的?
• 结果——你需要在会议上完成什么?
• 参与者-谁需要参加会议才能成功?
• 顺序-你将按照什么顺序覆盖主题?
• 计时——在每个主题上花费多少时间?
• 日期和时间-会议什么时候举行?
• 地点-会议将在哪里举行?

凭借需要涵盖的内容以及多长时间，您可以查看事先准备的信息。参与者需要知道什么，以便充分利用会议时间？而且，他们预计会在会议中表现出色的作用，以便他们可以做正确的准备？

如果这是一个解决问题的会议，让与会者准备一个可行的解决方案。如果你正在讨论一个正在进行的项目，让每个参与者总结他或她到目前为止的进展，并在成员之间传阅报告。

将特定的讨论主题分配给不同的人是另一种增加参与和兴趣的好方法。在议程上，指出谁将领导每个项目的讨论或陈述。

用你的日程作为你的时间指南。当你注意到某个特定项目的时间已经不多了，可以考虑加快讨论，推动做出决定，将讨论推迟到另一个时间，或指定一个小组委员会来讨论。

下载我们的免费议程模板这里，并以此为起点来创建自己的日程安排。

3.让参与者满意，遵循了一个合理的过程

一旦你准备好了议程，你需要将其分发给参与者，并获得他们的反馈和意见。主持会议不是一个独裁的角色:你必须从一开始就参与其中。

也许有一些重要的东西是团队成员必须添加的。也许你为某个特定项目分配了太多或太少的时间。甚至可能有些问题你已经解决了，可以从讨论列表中删除。

不管是什么原因，从与会者那里获得关于你提议的议程的反馈是很重要的。

一旦在会议上，为了确保每个人都最大程度地满意，有几件事你应该记住:

• 如果某些人在谈话中占据主导地位，那么一定要询问其他人的想法。
• 在每个议程项目的最后，快速总结一下大家都说了些什么，并让大家确认一下这是不是一个公正的总结。然后对后续工作做笔记。
• 记下需要进一步讨论的项目。
• 观察身体语言，必要时做出调整。也许你需要休息一下，或者你需要阻止某人说太多话。
• 确保会议围绕主题展开。
• 列出会议中生成的所有任务。记下谁被分配去做什么，以及何时分配。
• 在会议结束时，快速总结下一个步骤，并通知每个人你将发送会议总结。

在会议结束后，花点时间听取汇报，确定哪些进展顺利，哪些可以做得更好。根据你达到目标的程度来评估会议的有效性。这将帮助你继续改进你主持有效会议的过程。

最后，准备会议总结。这将转发给所有参与者和其他利益相关者。它记录了完成了什么，以及在团队前进过程中谁对什么负责。这是有效会议的一个非常重要的部分，但经常被忽视。你需要一份书面记录所发生的事情，以及一份行动清单，列出已同意执行的个人。如果你觉得自己太忙没时间做的话，一定要让别人在会议期间做笔记。

什么是会议礼仪?

除了上面讨论的三个标准之外，你的会议应该遵循一组“基本规则”或礼仪，这些规则支配着你的行为方式。

礼仪包括守时等行为;使用笔记本电脑和手机;会议期间饮食;你是否可以打断别人说话，或者只在最后问问题;你坐的地方，等等。

这些规则将根据组织的文化、管理风格和团队的偏好而变化。根据会议议程和与会人员的不同，有些会议可能会比其他会议更正式。但同意并坚持这些基本标准，可以帮助你和你的团队以更专业的方式召开会议，并在最少的麻烦和干扰下实现你的目标。

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