数据和信息管理

客户刚刚通过计费问题联系了您，但在您可以查看她的账单时，您无法访问她的订单，因为它持有并没有与您同步的销售数据库。

为了帮助她，您需要与销售团队中的某人与某人交谈，但他在该领域出局，并在您拥有解决问题的信息之前，三天过去。到这时，客户是可理解的。

数据和信息管理不仅仅是您的IT部门的责任;它会影响组织中的每个人。它可以确定您与客户沟通的程度如何，您的数据有多安全和安全，您的客户有多安全，以及每个人都能满足其目标和实现性能指标。

在本文中，我们将查看为什么数据和信息管理可能如此重要，并且我们将探讨您在组织中更有效地组织数据的方式。

什么是数据和信息管理？

这数据管理协会（DAMA）将数据和信息管理定义为“......制定，执行和监督计划，策略，程序和实践，控制，保护，提供和提高数据和信息资产的价值。”

数据管理自20世纪50年代以来以某种形式存在。它在20世纪70年代后期出现了当信息开始从纸张移动到磁带时，它是一个独特的学科，然后到磁盘。在过去十年中，数据管理对许多不同行业的各种规模的组织变得重要。

数据管理的重要性

有效的数据和信息管理是许多组织的关注点。世界上数字信息的数量每五年增加十倍，而组织则难以管理此数据并保持安全性。

在一个学习由弗吉尼亚英联邦大学进行的，少于10％的组织使用记录的流程来管理他们的数据，并且三个组织中的少于一个组织声称对自己数据的信心。

管理数据不佳的后果可能是显着的。考虑以下示例：

• 金融损失：您的组织总部意外地被淹没。您的备份系统已过时，因此，您减少了几个月的数据，价值数百万美元给您的组织。
• 诉讼风险：黑客访问您的客户数据库，包括地址和信用卡号码。这些客户现在有身份盗窃的风险，他们决定侵犯他们的隐私。
• 超额数据存储成本：您的组织没有数据清理 - 替换或删除不准确，不完整或过时的信息。因此，您的数据存储成本和IT资源每年都需要两倍。
• 效率低效工作流程：您的团队成员无法找到他们需要执行工作的信息，因为每个部门都有自己的数据库，并且这些系统都不是彼此通信。
• 错过了机会：您的销售代表努力访问库存数据库，该数据库通知它们产品可用性和交货日期。竞争对手赢得了您的销售，因为他们立即访问了这些信息。
• 品牌/信誉损失：客户受到沮丧，因为部门无法彼此有效沟通。因此，您组织的声誉和销售遭遇。
• 负新闻/宣传：您的一名团队成员失去了笔记本电脑，其中包含有关众所周知的客户的信息。因此，您的组织收到负媒体覆盖范围，并且您丢失了许多客户。

简而言之，当你无法掌握所需的信息时，或者当您没有适当保护的信息时，您可以错过机会，您的性能下降，您的项目和客户受到影响，并且您失去了竞争优势。

安全性是数据管理中的一个关键元素。2013年全球信息状态安全调查报告称，虽然超过70％的受访组织在其信息安全战略中“非常”或“有点”，但自2008年以来，信心稳步下降。数据盗窃和安全问题每年都在增加，导致金融损失，知识产权盗窃，身份欺诈和妥协的声誉。

提高您的信息管理

如果有效的数据和信息管理在您的行业内重要，那么......