改善业务流程

您可能每天使用数十个业务流程。

例如，您可以在每次生成报告时通过相同的步骤，解决客户投诉，联系新客户，或制造新产品。

您可能也遇到过低效流程的结果。不满意的客户、压力大的同事、错过的最后期限和增加的成本只是功能失调的流程可能造成的一些问题。

这就是为什么在运行不好时改善流程如此重要。在本文中，我们将看看如何做到这一点。

关于业务流程

流程可以是正式的或非正式的。正式进程 - 也称为程序 - 被记录，并具有成熟的步骤。

例如，您可能具有接收和提交发票的过程，或者与新客户建立关系。当有与以下特定步骤有安全相关的，法律或财务原因时，正式流程尤为重要。

非正式流程更有可能成为您自己创建的，而且您可能没有写下来。例如，您可能拥有自己的一组步骤，用于注意到会议行动，开展市场研究或传达新的领导。

有效流程的重要性

这些不同类型的过程有一个共同点：它们都是设计用于简化您和您的团队工作的方式。

当每个人都遵循一个经过良好测试的一组步骤时，有更少的错误和延误，有更短的努力，员工和客户感到更满意。

不起作用的流程可能导致许多问题。例如：

• 顾客可能会抱怨低劣的产品质量或糟糕的服务。
• 同事们沮丧。
• 工作可能会复制，或未完成。
• 成本增加。
• 资源浪费。
• 瓶颈可以发展，导致您错过截止日期。

改进团队的流程

当您遇到上面提到的一些问题时，可能是时间审查和更新相关过程。按照以下步骤执行此操作：

第1步：映射过程

一旦你决定了你想要改进的过程，用流程图或者泳道图。这些工具直观地显示了流程中的步骤。(泳道图比流程图稍微复杂一些，但是对于涉及几个人或几个小组的过程来说，它们非常有用。)

详细探索每个阶段非常重要，因为某些过程可能包含您不知道的子步骤。咨询定期使用该过程的人，以确保您没有忽略任何重要的东西。

第二步:分析过程

使用流程图或泳道图来调查过程中出现的问题。考虑以下问题:

• 团队成员或客户在哪里沮丧？
• 哪些步骤创造了一个瓶颈？
• 哪里的成本上升/或质量下降?
• 这些步骤中的哪一个需要最多的时间，或导致最延误？

首次使用根本原因分析那因果分析， 或者5个小时将问题追溯到其起源。毕竟，如果你只解决症状，那么问题将继续。

与受此过程影响的人交谈。他们觉得这是什么意思？他们有什么建议来改善它？

然后看看你组织中的其他团队。他们开发了什么策略来处理类似情况？

第3步：重新设计过程

现在您将重新设计流程，以消除您已经确定的问题。

最好与直接参与该过程的人合作。他们的想法可能会揭示新的方法，而且，如果他们参与早期阶段，他们更有可能被打算变革。

首先，确保每个人都了解该过程的意图。然后，探索如何解决您在第2步中识别的问题（头脑风暴可以帮助这里）。注意每个人的改变的想法，无论所涉及的费用如何。

然后，考虑您的团队的想法如何转化为现实生活环境，缩小可能的解决方案列表。

首先进行影响分析了解你团队的想法的全部效果。然后，执行一个风险分析和一个失败模式和效果分析在重新设计的过程中发现可能的风险和失败点。根据您的组织的焦点，您也可能需要考虑客户体验映射在这个阶段。

这些测试将帮助您了解每个拟议的想法的完全后果，并让您为每个人做出正确的决定。

一旦您和您的团队就进程达成了同意，创建新图表以记录每个步骤。

第4步：获得资源

您现在需要确保实现新进程所需的资源。列出您需要执行此操作的所有内容。

这可以包括来自高级管理人员或其他部门的同事的指导，例如IT或人力资源。与每个组进行沟通，并确保他们了解这一新过程将如何使组织整体受益。你可能需要营造证明这一点。

第5步：实现和传达更改

改进您的业务流程很可能涉及更改现有的系统、团队或流程。例如，您可能需要获得新的软件，雇佣一个新的团队成员，或者为同事组织培训。

推出你的新过程可能是一个项目本身，计划仔细规划和管理。为处理出牙麻烦的时间分配时间，并考虑首先运行试点，检查潜在的问题。

记住，改变并不总是容易的。人们可能会对它产生抵抗力，特别是当它涉及到他们已经使用了一段时间的过程时。您可以使用诸如改变曲线和Kotter的8步改变模型帮助克服对变革的阻力。

第6步：查看过程

很少有事情从一开始就完美无缺。因此，在您推出新过程后，密切监测在几周和几个月的情况下，以确保该过程对期望进行。此监视还将允许您在发生时解决问题。

让它优先询问参与新过程的人如何工作，以及他们遇到的任何挫折感。

采取持续改进策略，如Kaizen.。定期进行的小型改进将确保该过程保持相关和高效。