有效管理电子邮件

这是星期一早上。由于琳达坐在她的桌子上，她的胃中熟悉沉没的沉没感觉......她在她面前没有害怕这一天 - 她害怕她的电子邮件收件箱！

Linda负责大型团队，她每天收到至少50封电子邮件。阅读和回应所有这一邮件需要很长时间，并且她的大部分工作都会追溯到每天营业。因此，她在项目的奇怪之后是众所周知的，她开始迟到，只是为了赶上来。

当我们适当地使用时，电子邮件是一个非常有用的通信工具。但是，像琳达一样，我们许多人都感到不知所措，我们收到的邮件量并需要回应。

但是，有方法可以管理您的电子邮件，以便您更富有成效。在本文中，我们将探讨这样做的策略，以便您可以继续使用实际工作。

检查电子邮件

在白天定期检查您的电子邮件可以是在可管理的级别保持收件箱的有效方法。

但是，持续的中断和分散注意力来自多任务通过这种方式，可以大大降低您的生产力，并扰乱您进入状态的能力流在高价值项目工作时。

你可以使用的一个策略是只在一天中固定的时间查收邮件。例如，你可能会决定只在早上、午餐前和一天结束时查看电子邮件。

在这里，它有助于将您的电子邮件软件设置为“接收”消息在某些时候，以便您不是分心通过传入的消息。如果你不能做到这一点，至少确保你关闭听觉和视觉提醒。

您还可以预订在长期聚焦工作后读取和回复电子邮件的时间，或者在您的能量和创造力最低的时刻（这意味着您可以在其他时间进行更高的价值）。我们的文章，这是早上的任务吗？将帮助您确定当您感觉最不充满活力时，以便您可以适当安排时间。

如果你担心你的同事、老板或客户会因为你没有快速回复他们的邮件而生气或困惑，跟他们解释你只是在特定的时间查看邮件，他们可以打电话给你或使用即时消息如果事情真的很紧急。

阅读电子邮件

当你阅读电子邮件时，如果你不明智地利用这段时间，你会浪费几个小时。

首先，尝试使用“两分钟规则”(来自大卫·艾伦的概念把事情做好）当您阅读邮件时 - 如果电子邮件需要不到两分钟才能读取和回复，那么即使它不是高优先级，也会立即处理它。这背后的想法是，如果采取不到两分钟的操作，读取需要更长的时间，然后将任务存储在“稍后”之外的任务，而不是立即处理任务。

对于需要长时间的电子邮件，以便阅读或响应，在日历上安排时间，或将此添加为您的操作待办事项列表以后做。大多数电子邮件程序允许您突出显示需要响应的标志或星形消息，因此只要您可以使用此方便的功能。

组织电子邮件

你能想象有收件箱，什么都没有？这几乎听起来太好了！

虽然一个完全空的收件箱（也称为“收件箱零”）可能对我们中的许多人来说可能是不现实的，但是保持我们的主收件箱清除可以使我们更加组织，并帮助消除压力。

首先，设置一个简单的文件系统，以帮助管理您的邮件。

您可以使用标题为“动作项目”的广泛类别“等待”，“”参考“和”档案“。如果您能够留在文件夹之上 - 特别是“行动”和“等待”文件夹 - 您可以将它们作为当天的非正式待办事项列表。

如果这四个类别对你的需求来说太过简单，你可以建立一个更详细的系统。例如，您可以为正在进行的每个项目创建一个文件夹，或者为每个客户或销售代表设置一个文件夹。

当你创建特定的文件夹来处理电子邮件时，它的好处是可以更容易地搜索过去的邮件:而不是搜索整个电子邮件系统，你可以简单地在那个特定的文件夹中搜索。

使用规则

大多数电子邮件程序，比如Outlook和Gmail，都允许你建立“规则”，在电子邮件进入某个特定文件夹时将其分类。

例如，您可以每天收到几个电子邮件，通知您公司所做的销售。你想收到这些，因为你想看看发生了什么，但你不希望他们混乱你的收件箱。

你可以在你的电子邮件程序中设置一个规则，在邮件的主题栏写上“Sales Notification:”后，邮件一到就直接进入“Sales Made”文件夹。这意味着你不需要手动归档这些邮件，并允许你将所有的销售邮件保存在一个文件夹中。

非必要的电子邮件

如果你经常收到电子邮件，比如时事通讯、博客和文章提要，你可以将它们重新路由到另一个电子邮件地址，或者使用必威精英版规则，这样它们就可以立即被发送到一个特定的文件夹。

这将有助于保持您的主要收件箱清除，并且他们将在一个地方，准备在方便的时间阅读。

良好的团队习惯

你能做的最好的事情之一，就是限制你需要处理的电子邮件的数量，就是鼓励人们少给你发邮件。

例如，如果某些团队成员定期向您发送LOW，LOWS-OUT电子邮件，请告诉他们。轻轻地告诉他们，但坚定地，由于您的时间的需求，您可以欣赏不再超过段落或两个的电子邮件。什么都超过应该保证电话。或者，他们可以通过您的办公室删除讨论。

此外，促进组织中的良好电子邮件和通信策略 - 鼓励人们使用本文中突出的策略以及我们的策略编写有效的电子邮件和使用即时消息文章。