归档的艺术

你是否曾让你的客户或老板等着你的电话，而你却在桌上成堆的文件中寻找一份重要的文件?如果你这样做了，那么你的老板或客户可能不会对你有好的评价，因为在一次关键的会面中，你让他们失望了。

如果你的工作是帮助别人，如果你在需要的时候却找不到你需要的文件和文件，你又浪费了别人多少时间呢?

不管这看起来有多无聊，你都应该有效地归档。想象一下，如果——当被问到的时候——你微笑着进入一个组织良好的档案系统，立即找到文件，并迅速给出答案，那该是多么令人印象深刻啊!

管理时间

即使在电子邮件和互联网时代，我们仍然处理许多纸质文件和文件。从所有方向都有一个倒入的数据，我们需要处理，通常是稍后存储来检索。我们希望能够掌握我们需要的信息 -在合适的时候，在我们需要的时候- 所以它可以用于进一步分析或报告写作，或者可能用于创建演示。

但是，我们经常浪费我们自己的时间（往往是其他人的时间）寻找实际坐在办公室或办公室备案柜上的数据。这增加了我们的压力，并使得数据将数据置于使用的任务比它更困难。因此，如果我们将及时完成我们的工作，我们需要使用我们的文件管理更加有组织和高效。

有效管理信息

当你从同事、供应商或客户那里收到一份文件时，你很容易就把它暂时“收起来”，堆放在你的桌子或抽屉里。“嗯。看起来很有趣，不过等我有更多时间，我会仔细看看这个的。”听起来是不是很熟悉?过了一段时间，许多这样的文档堆积起来，导致大量混乱。你不太可能有时间回去整理所有的信息，尤其是考虑到你通常有其他的压力。

你可能会花费几个小时的宝贵时间来寻找你已经归档的文件，因为你很容易忘记你把它放在哪里了——甚至忘记你一开始就把文件放在了哪里。那么如何简化工作呢?更好地管理文件。

有效的文件管理

有效的归档可以归结为:将信息存储在文件夹中——按类别，按对你有意义的顺序。

以下是一些帮助管理文件的提示：

• 避免保存不必要的文件-不要养成保存所有你能找到的东西的习惯。花几秒钟浏览一下内容，只保存与您的工作活动相关的文件。有太多不必要的文件会增加杂乱，让你以后更难找到东西。对你要保留的东西要有选择性!
• 遵循一致的方法命名您的文件和文件夹-例如，将主文件夹划分为客户，供应商和同事的子文件夹。缩短名称以确定文件夹与之相关的内容。更重要的是，您甚至可以给出不同的外观或查看不同类别的文件夹 - 这可以让您乍一看将它们分开。
• 将相关文件存储在一起，无论它们的类型如何 -例如，存储与单个文件夹中特定项目相关的存储报告，字母，演示文稿说明，电子表格和图形 - 而不是为所有项目提供一个文件夹，用于所有项目的电子表格的另一个文件夹等。这样，找到特定项目的文档更快。
• 将正在进行的工作与已完成的工作分开有些人宁愿在办公桌上保持当前或正在进行的工作，直到工作完成。然后，一旦完成，它们将其移动到适当的位置，其中存储相同类别的文件。在周期性间隔（例如，每周或每两周），移动文件您不再处理存储完成工作的文件夹。

• 避免文件夹过满如果在一个文件夹中有大量文件，或者主文件夹中大量子文件夹，则将它们分成较小的组（子文件夹或子文件夹）。例如，您可以将名为“Business Plan”的文件夹划分为子文件夹称为“BP2008”，“BP2009”和“BP2010”。同样，您可以将一个名为Delta Traders的客户的文件夹划分为名为“Delta Traders销售演示文稿”和“Delta Traders合同”的子文件夹。其思想是将每个文件放入一个逻辑文件夹或子文件夹中，而不是有一个巨大的文件列表。

  话虽如此，创建一个少于5个文档的文件夹通常没有什么意义。

• 用扫描仪对纸质文件进行数字拷贝-如果你没有足够的空间来存储纸质文件，或者你想把文件存档而又不想完全销毁它们，这很有用。(这并不适用于所有类型的文件，例如，法律合同或有原始签名的文件。所以，请在这里做出最好的判断。)

为你的文件设定优先级

通过自定义文件管理来进一步采用这些方法。这可以帮助你分清工作的优先级，从而提高效率。

• 按日期整理文件-在文件上写上日期。这将帮助您按照日期顺序组织文档，而不必打开文件夹并通读所有文档。

• 使用“备忘录”文件-痒夹文件，也称为“43个文件夹”方法，是许多人用于组织文件的唯一系统。创建12个文件夹（每月一个月一个）和一个额外的31个子文件夹（每月每天）。将每个文件夹填充当天需要使用的文档。在每一天的开始，那天打开文件夹。将所有物品从文件夹中取出并将其移入“今天”文件夹或桌面上。然后将空文件夹移动到下个月的相应插槽中。如果您无法在一天结束时完成一些工作项目，请将其传输到下一个方便的一天的文件夹。该文件管理系统可帮助您跟踪您需要执行的一切，并且它也可以作为日记。

把它应用到你的生活中

我们知道这很无聊，但你知道你需要这么做!

在下个星期的某个时候在你的日程表上腾出一个小时，并设置你的文件系统!