甘特图表
规划和安排团队项目
想想同时抛接12个球是多么具有挑战性。你必须盯着它们，知道什么时候抓住每一个。如果你错过了一个，这可能会毁掉你的整个表演。
项目管理类似于此。要成功完成项目，您必须控制大量活动，并确保按计划完成。如果您错过了截止日期或完成任务，则可能会对其余项目进行敲击影响。它可以随后交付，并且成本更多。这就是为什么能够看到需要完成的一切，并且在每次活动都需要完成时，能够看到所需的一切，这是有用的。
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甘特图直观地传达了这一信息。他们列出了项目中涉及的所有任务，以及它们的顺序，并根据时间表显示出来。这将为您提供项目及其相关任务的快速概览，以及何时需要完成这些任务。
在本文中，我们将了解它们为什么如此有用，我们将了解如何使用它们来组织项目并让您的团队了解进展情况。
工具的起源
在19世纪末，波兰工程师Karol Adamiecki开发了一个可视化的工作流程图，他称之为“和声图”。
1910年左右，管理顾问兼工程师亨利·甘特(Henry Gantt)将亚达米基的理念带入了下一个阶段。他的图表被设计用来帮助制造主管查看他们的工作是否按时、提前或落后于计划，它形成了我们今天使用的工具的基础。
为什么使用甘特图表？
在设置甘特图时，需要考虑项目中涉及的所有任务。作为此过程的一部分，您将确定谁将负责每个任务，每个任务将花费多长时间，以及您的团队可能会遇到什么问题。
这种详细的思考可以帮助您确保时间表是可行的，为每个任务分配了正确的人员，并且在开始之前您有针对潜在问题的变通办法。
他们还帮助您锻炼项目的实际方面，例如将要提供的最短时间，并且在其他人可以启动之前需要完成的任务。此外，您可以使用它们来识别关键路径 - 如果整个项目正在按时交付，则必须按时单独完成的任务序列。
最后，您可以使用它们来让您的团队和您的赞助商了解进展情况。简单地更新图表来显示计划变更及其影响，或者使用它来传达关键任务已经完成。
创建甘特图
您可以在下面看到图1中的示例：
要为您的项目创建一个，请遵循以下步骤，使用我们的示例作为指导。
第1步：确定基本任务
甘特图表没有提供有用的信息，除非它们包括项目所需的所有活动或项目阶段完成。
所以，要开始，列出所有这些活动。用一个工作崩溃结构如果您需要建立任务是什么。然后，对于每个任务，请注意其最早的开始日期及其估计时间。
例子
您的组织赢得了创建一个新的“软件即服务”产品的投标，您负责这个项目。
您决定使用甘特图来组织所有必要的任务，并计算交付可能的总体时间尺度。
首先列出必须进行的所有活动，然后估算完成每个任务所需的时间。你的列表如下:
| 任务 | 长度 |
|---|---|
| A.高水平分析 | 1周 |
| B.服务器托管选择 | 1天 |
| C.服务器配置 | 2周 |
| D.核心模块的详细分析 | 2周 |
| E.支持模块的详细分析 | 2周 |
| F.核心模块开发 | 3周 |
| G.开发支持模块 | 3周 |
| H.核心模块质量保证 | 1周 |
| 一、配套模块的质量保证 | 1周 |
| J.初始客户内部培训 | 1天 |
| 会计报告的开发和质量保证 | 1周 |
| 管理报告的开发和质量保证 | 1周 |
| 管理信息系统的开发 | 1周 |
| N.客户内部用户培训 | 1周 |
步骤2:确定任务关系
图表显示了项目中任务之间的关系。在开始下一个任务之前，需要完成一些任务，其他任务在前面的结束之前无法结束。例如，如果您正在创建宣传册，则需要在将其发送到打印之前完成设计。
这些依赖活动被称为“顺序或“线性”任务。
其他任务会是"平行——也就是说，它们可以和其他任务同时完成。
您无需按顺序执行这些，但您有时可能先完成其他任务。因此，例如，您的宣传册的设计可以在编辑文本之前开始（虽然您将无法完成设计，直到文本完美。）
确定哪些项目任务是并行的，哪些是连续的。当任务依赖于他人时，记下他们之间的关系。这会让你对如何组织你的项目有更深的理解，当你开始在图表上安排活动时也会有所帮助。
注意:
在甘特图中，顺序任务之间主要存在三种关系:
- 完成开始（FS）- FS任务在先前（和相关）任务完成之前无法启动。不过，他们可以晚一点开始。
- 开始开始（SS）—SS任务在启动前不能启动。不过，他们可以晚一点开始。
- 完成到完成(FF)—FF任务不能在前一个任务结束之前结束。然而，它们可以稍后结束。
第四个类型,开始完成（SF），非常罕见。
技巧1:
任务可以同时是顺序的和并行的——例如，两个任务(B和D)可能依赖于另一个任务(A)，并且可能在同一时间完成。任务B是顺序的，因为它从A开始，相对于D是并行的。
提示2：
为了减少交付时间，你需要尽可能多地并行工作。你还需要保留范围项目越小越好。
例子
| 任务 | 长度 | 类型* | 依赖于…… |
|---|---|---|---|
| A.高水平分析 | 1周 | 年代 | |
| B.服务器托管选择 | 1天 | 年代 | 一个 |
| C.服务器配置 | 2周 | 年代 | B |
| D.核心模块的详细分析 | 2周 | s，p到b，c | 一个 |
| E.支持模块的详细分析 | 2周 | s，p到f | D |
| F.核心模块开发 | 3周 | s，p到e | D |
| G.开发支持模块 | 3周 | S P到H J | E |
| H.核心模块质量保证 | 1周 | s，p到g | F |
| 一、配套模块的质量保证 | 1周 | 年代 | G |
| J.初始客户内部培训 | 1天 | s，p到g | C，H. |
| 会计报告的开发和质量保证 | 1周 | 年代 | E |
| 管理报告的开发和质量保证 | 1周 | 年代 | E |
| M.管理信息系统的发展 | 1周 | 年代 | l |
| N.客户内部用户培训 | 1周 | 年代 | 我，j，k，m |
P:平行，S:顺序
第3步：将活动输入软件或模板
您可以手动绘制图表或使用专业软件，例如Gantto,Matchware,或微软项目。这些工具中的一些是基于云的，这意味着您和您的团队可以从任何位置同时访问该文档。（当您在项目上讨论，优化和报告项目时，这有助于很多。）
已经创建了几个甘特模板Microsoft Excel，您还可以在线查找免费的模板，快速搜索。
第四步:记录进度
随着项目的进展，它将不断发展。例如，在我们的场景中，如果核心模块的质量保证发现了一个问题，那么您可能需要延迟培训，并停止管理信息系统的开发，直到问题得到解决。
一旦发生变化，就立即更新图表以反映变化。这将帮助你保持你的计划，你的团队和你的赞助商的更新。
关键点
甘特图对于计划和安排项目非常有用。它们帮助你评估一个项目应该花费多长时间，确定所需的资源，并计划完成任务的顺序。它们还有助于管理任务之间的依赖关系。
一旦项目开始，甘特图对于监控项目进展也很有用。你可以立即看到在某个日期应该完成什么，如果项目落后于计划，你可以采取行动让它回到正轨。
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