项目启动文件

你是否曾经参与过这样一个项目，但并不是每个人对项目的发展方向都有相同的看法?

这种不清晰会滋生困惑:人们开始往不同的方向拉，建立不切实际的期望，并怀有不必要的担忧和恐惧。

虽然将详细的计划、控制和报告机制落实到位是项目的正常组成部分，但如何让每个人从一开始就达成一致?

这是通过创建一个项目启动文档(PID)来完成的——顶层项目计划文档。在其中，您将启动项目所需的所有信息集合在一起，并与项目的涉众沟通这些关键信息。有了一个整合良好的项目启动文档，你可以让每个人从一开始就了解项目的走向。

你的项目启动文件包括以下内容:

• 定义项目及其范围。
• 证明您的项目。
• 确保项目的资金，如有必要。
• 定义项目参与者的角色和职责。
• 从一开始就为人们提供他们需要的高效信息。

通过创建PID，您将回答以下问题:什么?为什么?谁?如何?什么时候?

你也可以用a项目章程而不是项目启动文件，因为它们是非常相似的文件。然而，项目章程通常没有那么详细。所以项目启动文件更适合那些你有资源来写更详细的文件的项目。

“项目启动文件”和“PID”是PRINCE2®中使用的术语。PRINCE2是AXELOS Limited的注册商标。

构建一个PID

尽管大多数项目驱动的组织都有自己的项目启动文档模板，但是包含在这些文档中的信息通常是非常相似的，尽管使用的术语有所不同。

在这里，我们将讨论最常见的部分，并查看每个部分中应该涵盖的信息。

开始下载我们的免费项目启动文件清单。当您完成PID时，可以使用这个检查表标记PID的每个部分——在您的公司模板上或在您从头构建的PID上。

第一节:什么?

本节告诉读者这个项目想要达到的目标。在其中，描述项目正在寻求解决的问题，以及项目的完整定义。

本节通常涵盖以下主题:

背景

项目的背景是什么，为什么需要这项工作?简要描述这个想法或问题，并讨论为什么这个项目是相关的和及时的。稍后将介绍细节，因此使用本节简要地强调该项目是如何实现的。

项目定义

• 目的:你为什么要做这个工作?描述这个项目的期望最终结果。
• 目的:你将取得哪些具体成果?你将如何衡量这些成果?记住要限制项目目标的数量——4到5个目标通常就足够了。
• 范围:这个项目的边界是什么(例如，工作类型、客户类型、问题类型、所覆盖的地理区域)?列出任何您认为涉众可能认为包括但没有包括的排除的领域。您越具体，在项目后期产生误解的机会就越少。
• 可交付成果:项目将交付什么作为输出?在可以的地方，将可交付成果描述为有形的项目，如报告、产品或服务。记住要为每一项可交付成果加上预期的日期。您将使用这些信息来监视里程碑。
• 约束:您必须考虑哪些会影响您的可交付成果和计划的因素?这些是您不能控制但需要管理的外部变量。
• 假设:你在项目开始时做了哪些假设?如有必要，安排工作以确认这些假设。

第二节:为什么?

构建一个业务案例来说明您的项目为什么继续进行。描述项目将对业务产生的影响，并通过对应该考虑的风险的详细描述来支持这一点。

业务案例

• 好处:你为什么要执行这个项目，你希望它能带来什么好处?包括如何衡量这些好处的信息。想了解更多关于福利管理,点击在这里。
• 选项:在设计和发展这个项目时，还考虑了哪些其他的行动方针?
• 成本和时间表:提供项目成本和相关融资明细。
• 成本/效益分析:项目的成本与预期收益之间是如何平衡的?关于如何构造成本/效益分析,点击在这里。

风险分析

• 风险识别:识别项目中的风险，以及您需要管理或接受的风险。
• 风险防范:描述你要做什么来减轻或管理风险。
• 风险管理:当你不能预防风险时，你有什么应急计划来应对它们?如果风险出现，你会采取什么行动?
• 风险监控:您采用了什么流程来例行地评估与项目相关的风险?

更多关于如何识别和管理风险,点击在这里。

第三节:谁?

描述如何组织和管理项目。确定报告线路，并概述将被填补的具体角色。你需要清楚员工的角色，这样你就不会重复职责，而且每个人都清楚对他们的期望是什么。如果这是一个长期项目，你甚至可以考虑为团队成员编写工作描述。

角色和职责

• 项目组织机构图/结构:创建一个图表，显示每个项目团队成员的权限线和报告。
• 项目发起人:谁拥有项目及其实施的最终权力和控制权?
• 项目经理:谁是项目经理，他或她的职责是什么?
• 项目团队:谁是项目团队的主要成员?他们的角色和职位描述是什么?他们的电话号码和电子邮件地址是什么?他们最初的部门或组织是什么?他们每天向谁汇报?

第四节:怎样做?何时做?

提供关于项目将如何实施的广泛信息。通过定义时间表、资源和管理阶段来概述项目将如何展开。这是一个高层次的概述，随着项目的进展，将得到更详细的项目规划文件的支持。

最初的项目计划

• 作业:项目期间将完成哪些主要任务(具有里程碑)?
• 日程安排:提供一份项目涉及的估计时间的报告。您可能已经准备了高级甘特图或类似的日程安排，因此PID只是总结预期的日程安排。
• 人力资源:完成这个项目需要多少天的活动?需要多少支持人员?你是否需要更多的人加入项目团队?
• 项目控制:如何监控和沟通进展?
• 质量控制:如何评估和监控可交付成果的质量?

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