写一个程序

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让别人跟随你的脚步，编写一个良好的程序。

你想经历一个复杂的手术只是为了获得额外的笔或纸垫？当然不是！

程序——以及它们的近亲——政策——可能是众所周知的真正痛苦。有时候，它们太紧、太严格，而有时候，它们又很模糊、缺乏细节。但是，如果你的同事请病假，而你突然要负责按时发工资了，那么有一个写得很好、详细的流程来帮助指导你是很好的。

如果完成，程序可能对组织产生重要影响。写得清晰正确，他们可以帮助系统和人员更好。如果你的人民知道该怎么做，何时要做，怎么做，以及如何弄错，你可以减少挫折，节省大量的时间和精力。

编写一个准确、简洁、易读的程序并不总是容易的。但是，通过一些知识和实践，你可以学习有效的程序编写技巧，并找到提高你所做事情质量的好机会。

什么是程序？

程序是公司的工作人员。虽然政策指导人们做出决策，但程序显示完成任务或流程的“如何”。

程序是面向行动的。他们概述了需要的步骤以及他们需要采取的顺序。他们经常教学，它们可能用于培训和方向。书面程序通常是牢固的，精确的，事实，短，并且到这一点。

你什么时候需要一个程序？

并不是所有的任务都需要过程，所以不要为基本任务创建过程——否则它们会被忽略。程序编写的首要原则是确保创建它们是有原因的:也许人们忘记采取某些行动，也许他们总是把事情做错，或者也许任务太长太复杂，人们需要一张清单才能把事情做对。

只有当问题很重要或澄清一个过程会有重大好处时，才需要书面程序。在你开始之前，问问自己人们是否真的需要或想知道一些事情。

你需要一个过程当一个过程。

• 是冗长的(例如:年终盘点)。
• 很复杂(例如:福利管理)。
• 是例行公事，但每个人都严格遵守规则(例如:工资)是必要的。
• 要求一致性(例如:处理退款请求)。
• 涉及文档(例如:训练工作人员)。
• 涉及重大更改(例如:安装一个新的计算机系统)。
• 如果做错了会有严重的后果(例如:安全指南)。

在公司里，很多事情没有书面程序就完成了，这是很典型的。有“不成文的规则”和非正式的程序。但有时这些不成文的规则需要在程序中设定。这可能需要发生在什么时候。

• 类似的问题被反复提出。
• 人们似乎混淆。
• 人们对这个过程有太多的理解。

你如何编写程序？

程序应沟通读者需要要知道，不仅仅是他们想知道。他们可能需要知道如何正确地、更快地或以更少的浪费完成流程。

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他们也可能想知道为什么他们必须做一定的方式，他们可以寻求帮助，如果出现问题，会发生什么。必要时，确保您的程序处理技术问题以及主观元素。

同样重要的是，您的程序有正确的细节级别。以下是一些需要考虑的问题:

• 用户是否有足够的信息来完成行动？
• 是否有足够的信息来指导用户使用良好的专业判断力？
• 细节级别是否适合主题?
• 是适合读者的细节水平吗？
• 读者有这个主题有多舒适？

第一步:收集信息

在你开始写作之前，收集关于你正在把它变成一个过程的详细信息。

与内容专家以及其他掌握关键信息的人交谈——长期工作人员、利益相关者、技术人员和将使用流程的人。

拍摄很多笔记，然后坐下来休息并将其整理。作为程序编写者，您可以清楚地了解尽可能详细的详细信息。从那里，将信息减少到最终用户真正需要最佳理解过程。（组织细节的一个很好的工具是一个思维导图。这可以帮助您确保您已包含并连接所有正确的件。）

第二步：开始写作

当你写你的程序的第一稿时，不要担心准确的词语和格式。主要目的是包含您需要的信息。一旦你做到了这一点，你就可以在词汇和组织方面下功夫了。

以下是一些可以遵循的好规则:

• 把动作按发生的顺序写出来。从第一个动作开始，以最后一个动作结束。

• 避免太多的话。只是具体，足以清楚地沟通。

  例子:“添加到电子表格上的取消选项卡”而不是“使用这些新的电子表格上的现有记录。”

• 使用主动语态。

  例子:“将文件放在管理员的收件箱中”，而不是“然后将在管理员的收件箱中放置”文件。“

• 使用列表和项目符号。
• 不要太简短，否则你可能会放弃清晰。
• 解释你的假设，并确保你的假设是有效的。
• 小心使用行话和俚语。
• 写在适当的阅读级别。

第三步:评估设计元素

您可能会发现单独的单词不足以解释该程序。有时其他元素可以帮助您的演示。以下是一些常见格式：

• 流程图-以图表形式显示一个过程。使用一系列符号和箭头来指示流程和操作，您可以勾勒出一个流程并使其易于遵循。确保不要用太多不熟悉的符号或太多的文本使图表复杂化。如果需要，可以把它分成一系列较小的流程图。点击这里了解创建流程图。

  提示:

  当完成一项任务需要几个人或部门的行动时，考虑使用泳道图。这些标记出不同的活动流，并清楚地显示完成活动的责任从一个人转移到另一个人。

• 游戏脚本-这看起来像一个剧本，有不同的角色。但是，在本例中，您列出了具有不同职责的不同员工。当多个人员参与一个流程时，脚本特别有用。

  负责人	行动
  作家	收集信息。 写程序。 表明草案到利益攸关方。
  利益攸关方	评估草案。 提交更正和评论。
  作家	创建最终草案。
  部门经理	批准最终版本。

• 问题和答案- 以正确的答案匹配常见的程序问题。当程序令人困惑或存在许多变化时，这是一个有用的格式。它还有助于解决“如果是什么”问题。

  例子:

  问:如果柱子不平衡怎么办?

  首先，不要惊慌。从最简单的原因开始，然后倒推。重新计算列。然后查找抄写错误。如果这不能解决问题，回头看看你是如何得到数据的。如果你有任何不确定的地方，先检查一下这些数字。然后系统地重新检查每个数字，直到找到错误。

• 矩阵-该表连接一个变量和另一个变量。在变量连接的地方，单元格显示适当的操作。矩阵表非常适合用作参考，因为它们消除了不断搜索的需要。您可以在许多应用程序中使用它们，包括知道要执行什么任务以及何时执行，帮助用户做出决定，以及知道要使用什么表单或报告。

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